Как ежемесячно выставлять счет. Вариант 1

автоматическое-выставление-счета-вариант1 Финансы
Если вы оказываете услуги или что-то продаете по подписке, то вам необходимо выставлять счет с завидной регулярностью. В Планфиксе это можно делать полностью автоматически. Необходимо только один раз настроить. В данной статье мы рассмотрим автоматическое выставление счета, когда его сумма одинакова в каждый период. К примеру: аренда офиса.

Для опытных в двух словах:

Это можно выполнить с помощью повторяющейся задачи. Необходимо только проследить, чтобы в ней был указан контрагент со ссылкой на банковские реквизиты и контакт с емайлом, куда будет уходить счет. И второй шаг: настроить сценарий по факту создания задачи, который будет отправлять сформированный счет. Результат: в прописанное в шаблоне время будет создаваться задача и отправляться сформированный счет

Создаем справочник в ПланФиксе

Лучше всего начать с создания справочника, в который мы будет указывать реквизиты контрагентов. Счет без реквизитов вроде же как не действителен, не так ли?

Если у вас такой справочник есть, то смело пропускайте данный абзац.

Создаем справочник контрагентов в Планфиксе
Создаем справочник контрагентов в Планфиксе
Почему для реквизитов лучше использовать справочник, чем кастомные поля?

Все просто: на кастомные поля есть ограничение в их допустимом количестве. Для справочника таких ограничений нет

Добавляем в карточку контрагента поле с его реквизитами.

Для начала нам нужно добавить такое поле в шаблоне карточки контрагента, а затем уже в самой карточке нужного контрагента указываем его реквизиты.

Если у вас такое поле есть, то смело пропускайте данный абзац.

Добавляем поля в карточку контрагента
Добавляем поля в карточку контрагента

Включаем конфигурацию «Выставление счетов» и настраиваем шаблон счета

В Планфиксе есть стандартная конфигурация «Выставление счетов». Ее необходимо включить, чтобы появились базовые справочники, аналитики и сами шаблоны счетов и актов.
Как включить ее, можно посмотреть здесь.

Я коснусь только настройки шаблона, чтобы в счетах правильно отображались реквизиты из созданного нами справочника.

В шаблоне счета нам необходимо только указать новые переменные со ссылкой на поля «Юридическое лицо» и «ИНН» в карточке контрагента.

Настраиваем шаблон счета
Настраиваем шаблон счета

Настраиваем шаблон периодической задачи

В этом шаблоне нам обязательно нужно указать контрагента, реквизитого которого будут вставляться в счет, контакт контрагента в качестве постановщика задачи, аналитику с услугой, шаблон необходимого счета. И не забудьте настроить периодичность этой задачи.

Настраиваем шаблон периодической задачи
Настраиваем шаблон периодической задачи
Почему контакт, которому будем отсылать счет, мы ставим в качестве постановщика задачи?

Правильней было бы поставить какого-нибудь робота. Но на следующем этапе мы будем создавать сценарий отправки счета, и нам гораздо удобней будет, если данный контакт укажем постановщиком.

Настраиваем сценарий на отправку счета

На предпоследнем этапе мы уже можем видеть создающуюся по заданному нами правило задачу, в которой создается аналитика и формируется счет.

Но мы же хотим полной автоматизации. Поэтому нам остается только добавить сценарий, на основании которого Планфикс будет отправлять счет постановщику задачи, то есть нашему клиенту:

Если возникнут проблемы в настройке, смело пишите в комментариях, отвечу как можно скорее и помогу в вашем вопросе.

Оцените статью
Планфикс.про
Добавить комментарий